Под автоматизацией подразумевается организация в системе механизмов, позволяющих быстрее, эффективнее и контролируемо проводить типовые процедуры и процессы, вовлечь и своевременно информировать всех заинтересованных лиц. Примеры автоматизируемых процессов:
- Формирование учтенных копий и контроль их использования;
- Разработка, согласование, нормоконтроль, утверждение и введение в действие документа;
- Ознакомление с документом;
- Проверка документа на необходимость корректировки;
- Актуализация внешнего фонда НД;
- Рассылка уведомлений по факту изменений в фонде НД;
- Формирование, согласование и утверждение плана разработки, актуализации и отмены документов;
- Запрос доступа к документу и обработка данного запроса;
- Запрос копии документа и обработка данного запроса;
- Сбор предложений и голосование по проектам внешних документов;
- и любые другие процессы.
Часть перечисленных процессов поставляется штатно в рамках поставляемой системы, часть настраивается и реализуется в рамках внедрения. Штатно поставляются следующие процессы:
- Формирование учтенных копий и контроль их использования;
- Разработка, согласование, нормоконтроль, утверждение и введение в действие документа;
- Рассылка уведомлений по факту изменений в фонде НД;
- Ознакомление с документом;
- Проверка документа на необходимость корректировки;
- Актуализация внешнего фонда НД.
Для автоматизации других процессов ставится универсальный механизм формирования процессов - модуль Workflow, который позволяет создавать и настраивать любое количество процессов в системе с учетом особенностей реализации процесса в конкретной компании.