КБНТИ не только хранит базу НД, но и позволяет автоматизировать многие процессы по работе с ними. Часть процессов жестко задана в системе (см. Учтенные копии и Рассылка уведомлений), большая часть - может быть создана и модифицирована при помощи модуля автоматизации процессов (Workflow). Модуль автоматизации процессов КБНТИ позволяет создавать модель процесса в системе (маршрут), отлаживать и запускать его в работу.
В модуле Workflow процессы могут создаваться любым пользователем, у которого есть соответствующие права доступа. Процесс реализуется во времени через последовательность задач, создаваемых на одного исполнителя или группу исполнителей. Если пользователь участвует в том или ином процессе, то в его личном кабинете появляется список задач. В зависимости от полномочий исполнителя ему доступен определенный набор возможностей в задаче. В зависимости от типа процесса при выполнении задачи процесс завершается или инициируется следующая задача в процессе. Процессы могут быть инициированы и выполнены вручную или в автоматическом режиме, как например, процесс отслеживания срока истечения НД.
КБНТИ имеет ряд преднастроенных процессов, которые помогают при быстром старте и освоении системы, к ним относятся:
- разработка и согласование нового НД или изменения к НД — значительное ускорение процесса разработки новых НД благодаря возможности проведения всех этапов процесса в системе, в том числе формирования и обсуждения полного текста, согласования и подписания, проведения нормоконтроля, утверждения и ввода в действие НД;
- ознакомление с НД - руководители отделов имеют возможность поставить своим сотрудникам задачу на ознакомление с НД в системе и контролировать её выполнение;
- формирование учтенных копий и инициация замены устаревшей печатной копии НД при выходе замещающего НД;
- проведение процесса проверки необходимости корректировки НД в случае изменения одного или нескольких ссылочных НД (те, на которые ссылается данный НД), использованных при разработке проверяемого НД. Процесс работает, в том числе, и в случае изменения внешних НД, при условии их наличия в КБНТИ (например, после проведения актуализации нормативных документов силами НОРМДОКС);
- отслеживание истечения срока действия НД;
- проведение актуализации стандартов и других нормативны документов — возможность проведения в системе актуализации тех НД, которые не поддерживаются «Нормдокс», например, внутренних НД или НД сторонних организаций;
- и другие.
Количество процессов, обслуживаемых системой КБНТИ, может быть любым. В ходе эксплуатации процессы могут меняться и перенастраиваться, подстраиваясь под процессы, появляющиеся и изменяющиеся в компании с течением времени. Workflow-редактор позволяет производить изменение процессов сотрудникам компании самостоятельно, без привлечения разработчиков системы.