Практика показывает, что несмотря на масштабную цифровизацию и компьютеризацию рабочих мест, остается достаточно большое количество рабочих мест на предприятиях, на которых нет возможности иметь компьютер и, соответственно, удобный доступ в информационную систему. Дополнительно, бывают ситуации, когда с печатным документом работать удобнее, чем с электронным (при проведении аудитов, при необходимости делать оперативные пометки и заметки на полях и т.д.). Тем не менее, сотрудники должны быть обеспечены актуальными версиями документов, независимо от их рабочих мест или ситуаций, в которых эти документы требуются. Поэтому в КБНТИ реализована функция формирования учтенных копий документов в печатном виде.

Учет выданных учтенных копий производится в системе автоматически в соответствующих журналах и контролируется сотрудниками отделов стандартизации. Система может дополнительно уведомлять сотрудников, выдавших и получивших учтенные копии в случае изменения статуса документа или других существенных атрибутов документа, по которому была выдана учтенная копия. Таким образом, все заинтересованные лица будут вовремя уведомлены о необходимости собрать или сдать более неактуальные учтенные копии.

Процесс управления учетными копиями в КБНТИ покрывает формирование и учет копий документов в электронном виде и на бумажных носителях, автоматизированный учет и контроль актуальности выданных экземпляров документов. Копии могут создаваться уполномоченными сотрудниками или непосредственно пользователями (в зависимости от политики компании).

Уполномоченные сотрудники могут:

  • Формировать учтенные и неучтенные копии;
  • Печатать копии для себя либо для других сотрудников;
  • Печатать нужное количество копий;
  • Фиксировать плановую дату возврата, факт и дату возврата /уничтожения/утери с приложением соответствующего акта;
  • Вводить информацию об учтенных копиях, выданных не в системе.

Держатели учтенных экземпляров документов:

  • Получают копию документа в электронном виде или на бумажном носителе с надпечатками, идентифицирующими данный экземпляр;
  • Автоматически подписываются системой на изменения данного документа.

При печати на каждой копии документа может выводиться (выводимая информация настраивается в КБНТИ):

  • № экземпляра;
  • Подразделение и пользователь, распечатавший учтённый экземпляр;
  • Статус и версия документа;
  • Дата печати;
  • Пользователь, кому выдана копия;
  • Любые другие атрибуты, которые можно настраивать.

Эти же данные фиксируются в системе и доступны к просмотру ответственным лицам в журнале учтенных копий.

При сдаче или потере учтенного экземпляра формируются соответствующие документы и вносится запись о возврате/утере указанной копии.

Дополнительно в системе поддерживается:

  • Учет копий, выданных вне системы;
  • Учет утерянных и уничтоженных учетных копий;
  • Формирование отчета по учтенным копиям, который позволяет делать разрезы по сегментам документов и просматривать данные по сделанным копиям и их статусам.