Проверка документа на необходимость его корректировки может запускаться по различным событиям. В КБНТИ по умолчанию предусмотрен запуск этого процесса в двух случаях:
- Если подошел плановый срок проверки актуальности документа (может быть задан в атрибутах карточки документа);
- Если изменил свой статус один из документов, на который ссылается данный документ.
Первый случай достаточно очевидный, для его реализации необходимо, чтобы в карточке документа находился атрибут, в котором был бы указан плановый срок проведения очередной проверки актуальности документа.
Второй случай более сложен в настройке, т.к. требует, чтобы документы в системе было ссылочно связаны между собой.
Автоматическое определение ссылочных документов
Как правило, это требует ручного прохождения специалистов, ответственных за этот документ по тексту документа, выделение из текста документа упоминаний других документов, ручного поиска этих документов по базе и связывания документов перекрестными ссылками. КБНТИ имеет более усовершенствованный механизм работы в этой части. В КБНТИ имеется возможность настроить автоматический поиск упоминаний обозначений других документов по тексту текущего документа. В результате, КБНТИ автоматически проходится по тексту загруженного документа, находит в нем упоминания обозначений других документов, производит автоматический поиск этих документов по базе документов в КБНТИ и автоматически устанавливает необходимые ссылки, если документы были найдены. На рисунке ниже подчеркнутые слова — это автоматически определенные КБНТИ обозначения других документов в тексте текущего документа. При клике на любую из них происходит переход к карточке другого документа.
Все ссылки, которые были найдены системой также автоматически добавляются в соответствующий ссылочный атрибут. Таким образом, процесс определения ссылочных документов (самый трудоемкий, но необходимый для эффективной работы по определению документов, которые нужно проверить на необходимость корректировки) выполняется системой автоматически.
Работа процесса по проверке документа на необходимость его корректировки
Процесс запускается автоматически при срабатывании одного из двух событий — или наступила плановая дата проверки актуальности, или изменился статус у одного из документов, на который ссылается текущий документ. Первая задача этого процесса создается на ответственного за данный документ.
Ответственный за документ проверяет данный документ и принимает решение о необходимости корректировки данного документа. Если необходимость есть, то он может инициировать процесс по внесению изменений в данный документ (процесс полностью аналогичен процессу по разработке и согласованию исходного документа), если необходимости во внесении изменений нет, ответственный может подтвердить актуальность данного документа и завершить процесс.
При необходимости процесс может быть донастроен или изменен в соответствии с требованиями компании-клиента, как силами специалистов вендора, так и клиентом самостоятельно при помощи визуального редактора процессов.