Разработка, согласование, нормоконтроль, утверждение и введение в действие документа - процесс, который присутствует всегда, когда речь идет об управлении документацией, в частности, в сфере стандартизации. Этот процесс встречается во всех внедрения, где посредством КБНТИ автоматизировали управление документацией, поэтому он может быть штатно поставлен вместе с системой. В классическом варианте процесс будет иметь следующие этапы/задачи:

После каждого этапа рассмотрения документа также может присутствовать этап его доработки. 

Разработка документа

Процесс по разработке документа может инициироваться по шаблону карточки, который может содержать в себе заданный редакторами системы набор атрибутов и шаблон, по которому необходимо разработать соответствующий документ. Таким образом, используя шаблоны документов, отделы стандартизации в компании могут контролировать актуальность используемых при разработке документов шаблоны и своевременно их обновлять. 

Сама разработка документа может происходить привычным образом - на локальном компьютере разработчика, а может производиться прямо в системе, с использованием онлайн редактора. 

Согласование документа

При направлении документа на согласование разработчик может выбрать, с кем данный документ должен быть согласован. При этом у разработчика есть возможность указать, будут ли все согласующие одновременно рассматривать документ или же необходимо соблюсти определенный порядок следования согласующих. В случае с настройкой порядка будут определены блоки согласования, и сотрудники следующего блока не получат возможности рассмотрения документа, пока сотрудники предыдущего блока не согласуют документ.

Согласующие в рамках своей задачи по согласованию могут рассмотреть документ, оставить к нему замечания (во Вьювере или во встроенном онлайн редакторе, в зависимости от конфигурации системы), приложить сопутствующие материалы, если требуется, и указать свое решение по документу - согласован или нет. 

Проведение нормоконтроля документа

Проведение нормоконтроля производится после успешного согласования документа всеми согласующими, перед направлением документа на утверждение. По функциональности проведение нормоконтроля не отличается от проведения согласования. В случае использования Вьювера, как основного инструмента для работы с документом, в рамках задачи по нормоконтролю также может быть настроено использование кодов нормоконтроля. 

Утверждение документа

В случае, если все предыдущие стадии были пройдены успешно, документ направляется на утверждение. В рамках этой задачи утверждающее лицо также может оставить свои комментарии, приложить сопутствующие материалы, если это необходимо, и направить документ разработчику на доработку. В случае, если замечаний нет, то исполнитель задачи подтверждает успешное утверждение данного документа, происходит переход к задаче по формированию сопутствующей документации для введения документа в действие.

Доработка документа

Если документ не был согласован, или не прошел нормоконтроль, утверждение, то процесс инициирует задачу по доработке этого документ. Задача по доработке документа поступает его разработчику, который может ознакомиться со всеми правками к документу (во Вьювере или в онлайн редакторе) и внести необходимые изменения. При использовании онлайн редактора этот процесс существенно упрощается, т.к. все замечания и правки согласующие вносили в режиме рецензирования в единую версию документа, соответственно, нет необходимости сводить несколько версий вручную. По окончании внесения изменения разработчик может направить документ на очередной круг согласования. 

Формирование сопутствующей документации для введения документа в действие

Если для внедрения документа требуется дополнительное распоряжения, содержащее дату введения данного документа действия, или требуется план организационно-технических мероприятий по внедрению этого документа на производстве, то эти документы также могут быть разработаны и приложены в карточку текущего документа в качестве сопутствующих материалов. 

Ознакомление с документом

После завершения основных этапов процесса происходит переход к направлению готового документа на ознакомление. КБНТИ поддерживает вызов одного процесса из другого процесса, поэтому в данном случае будет вызван уже существующих процесс по ознакомлению. Такой подход позволяет не дублировать многократно один и тот же процесс, если он используется в ряде других процессов, а настроить его один раз и далее обращаться к нему везде, где это необходимо. Описание процесса по ознакомлению, который может быть поставлен вместе с системой по умолчанию, приведено здесь.

 

При необходимости процесс может быть донастроен или изменен в соответствии с требованиями компании-клиента, как силами специалистов вендора, так и клиентом самостоятельно при помощи визуального редактора процессов.