Одним из штатно поставляемых вместе с системой процессов является процесс Ознакомления с документами. Данный процесс необходим в сфере работы с нормативными документами, т.к. требования об обязательном и документированном ознакомлении существуют во множестве организаций, также наличие ознакомлений может проверяться и при проведении внешних (в том числе, сертификационных и ресертификационных), внутренних и корпоративных аудитов. Многие компании имеют бумажные журналы ознакомления, где сотрудники расписываются после того, как ознакомятся с документом.
С внедрением информационной системы по управлению документацией целесообразно перейти от бумажных журналов ознакомления к цифровым. КБНТИ позволяет достаточно просто осуществить этот переход. Система предлагает штатный процесс по ознакомлению, при запуске которого специалист, направляющий на ознакомление документ, выбирает тех сотрудников, которые должны ознакомиться с данным документом. В КБНТИ, как правило, зарегистрированы все сотрудники организации, поэтому сложностей с выбором сотрудников для ознакомления не возникает.
Каждый из выбранных для ознакомления сотрудников получает на корпоративную электронную почту письмо со ссылкой на документ, с которым ему необходимо ознакомиться. По ссылке сотрудник быстро переходит к задаче по ознакомлению с нужным документом, в которой ему доступны атрибуты (метаданные) этого документа, а также сам файл для чтения. В рамках задачи по ознакомлению сотруднику необходимо просмотреть документ и подтвердить свое ознакомление путем нажатия на соответствующую кнопку. Задача имеет свой срок и в случае просрочки выполнения будет дополнительно напоминать о необходимости ознакомления, путем направления писем-напоминаний на корпоративную электронную почту соответствующему сотруднику.
В системе ведется электронный журнал учета сотрудников, которым документ был направлен на ознакомление. В этом журнале видно, кто уже подтвердил ознакомление, а кто еще находится в процессе. Таким образом, ответственный за ознакомление с данным документом сотрудник в режиме реального времени видит текущую ситуацию по статусу ознакомления сотрудников с этим документом. Также в системе присутствуют удобные сортировки этого журнала, которые предназначены для упрощения и ускорения работы ответственного с этим журналом. При необходимости журнал можно выгрузить в печатный xlsx формат (Excel).
При необходимости процесс может быть донастроен или изменен в соответствии с требованиями компании-клиента, как силами специалистов вендора, так и клиентом самостоятельно при помощи визуального редактора процессов.