Основной элемент любого процесса в КБНТИ — это задача. Задача представляет собой совокупность следующих элементов, параметров и настроек:
- Процесс, в рамках которого эта задача существует (например, процесс по ознакомлению с документом или процесс по разработке документа и т.д.);
- Карточка документа, участвующая в процессе;
- Исполнители задачи, которые могут производить какие-то действия в рамках этой задачи;
- Набор прав доступа для каждого из исполнителей;
- Набор действий, которые будут доступны исполнителям этой задачи, в зависимости от их роли в рамках этой задачи.
Исполнители задачи, набор прав доступа в рамках задачи, а также набор действий, доступных в рамках задачи настраиваются в маршруте в специальном визуальном редакторе маршрутов, который может быть поставлен вместе с системой.
Как правило, задачи настраиваются так, что по каждой из них исполнителям приходят уведомления на корпоративную электронную почту о создании задачи, а также о приближении срока ее выполнения и далее о просрочке, если пользователь вовремя не выполнил соответствующую задачу.
Исполнители задач могут выбираться вручную, а могут определяться системой автоматически по заданным параметрам. Для задач согласования документов доступна возможность указания порядка следования согласующих, формирования параллельных и последовательных блоков согласования.
В случае наличия соответствующих прав доступа и в соответствии с настройками, в задаче также могут быть доступны:
- Переадресация задачи с одного пользователя на другого;
- Добавление новых и исключение текущих исполнителей задачи;
- Изменение срока выполнения задачи;
- Прерывание процесса;
- Создание заданий (дополнительные шаги процесса, которые не предусмотрены его изначальной схемой).