Так как количество хранимых в КБНТИ документов может достигать сотен тысяч, то удобство использования и качество эксплуатации системы во многом зависит от того, как структурированы документы внутри системы, какие атрибуты им выдаются и как эти документы можно найти. Поиск документов может быть осуществлеен как при помощи инструментов поиска, так и при помощи структур, поэтому правильная структуризация документов существенно облегчает их поиск и упрощает работу с ними.

В КБНТИ присутствует одновременно два подхода:

  • Формирование иерархических структур, фактически сегментацию документов, например по разработчику или по ОКС/ICS тематикам, при этом не дублируя одни и те же документы в различных структурах;
  • Формирование метамодели, т.е. атрибутивной модели, описывающий каждый стандарт или группу стандартов.

Структуры в КБНТИ могут быть созданы вручную (папки и карточки) или формироваться динамически, на основании поискового запроса (умная папка). В динамических структурах содержимое собирается автоматически в момент разворачивания структуры из существующих уже в системе данных н основании прописанной в такой папке логики, например, все НД (и внутренние и внешние) с указанной по ICS/ОКС тематикой, разложенными внутри по статусам. Внешние документы как правило передаются в систему уже структурированными, например, ГОСТы в соответствии с ОКС, ISOв соответствии с ICS и т.д. 

Таким образом, один и тот же набор документов может быть представлен в различных структурах без дублирования их в системе. Например, НД в КБНТИ исходно могут располагаться по разработчикам. С использованием динамических структур можно тот же массив документов структурировать по тематике, классификатору, году публикации, марке стали и другим критериям в соответствии с требованиями бизнеса.

Метамодель представляет собой набор атрибутов, которыми описывается тот или иной НД. Атрибутом карточки документа называется поле, описывающее свойства этого документа в рамках данной системы. Т.е. каждому документу могут быть назначены атрибуты, которые классифицируют документ (или группу документов). 

Различные виды документов в системе могут использовать как общий набор атрибутов, так и свой собственный. Система КБНТИ может поставляться как с предзаданным набором атрибутов, так и без него: атрибуты могут быть созданы редактором/администратором системы или любым пользователем, имеющим соответствующие права. Внешние документы, как правило, передаются в систему с заданным набором атрибутов, выданным правообладателем этих НД, но он может быть расширен дополнительным атрибутами, например, вид продукции, класс прочности и пр. в соответствии с требованиями бизнеса.

Формирование метамодели – очень важная часть, которая обычно определяется в рамках настройки системы на этапе ее внедрения. От нее зависит как НД будут сегментироваться/классифицироваться и находиться в КБНТИ, насколько удобно будет пользователю искать и использовать информацию внутри системы, какие доступы и к каким частям фонда будут выдаваться, а также др. возможности системы.