КБНТИ при работе с нормативными документами поддерживает работу с файлами любых форматов. КБНТИ НЕ конвертирует и НЕ модифицирует файлы во внутренний формат, а работает исключительно с форматами, предоставляемыми непосредственно разработчиками стандартов.
Внешние НД поставляются в исходном формате, как правило в PDF-формате в соответствии с требованиями разработчиков, благодаря чему обеспечивается гарантированная достоверность содержимого документов. Внутренние НД могут быть внесены в систему КБНТИ в любом удобном для компании формате (или нескольких форматах одновременно).
КБНТИ предоставляет широкие возможности по работе с полными текстами НД. В КБНТИ работа с полными текстами документов может производиться с возможностью внесения изменений в полный текст документа или без возможности внесения изменений, что определяется выданными в системе пользователю правами доступа и форматом документа. Документ может быть скачан, открыт, просмотрен, распечатан, откомментирован в специальном вьювере, что также регулируется набором прав.
В случае работы без возможности внесения изменений в полный текст документа работы производятся во внутреннем/встроенном вьювере с форматами DOC, DOCX, PDF, RTF, TIFF, TIF, PPT, PPTX, JPEG, JPG, PNG.
В КБНТИ предусмотрено автоматическое OCR-распознавание всех документов, у которых отсутствует текстовый слой (распознанный и машиночитаемый текст), что позволяет существенно увеличить возможности по работе со сканами документов (которых в системе может быть достаточно много, если в нее загружается, в том числе, исторический фонд).
В случае работы с внесением изменений в полный текст документа, работа с текстом производится в онлайн редакторе с сохранением изменений в текущую или в новую версию документа с форматами DOCX, XLSX, PPTX.
1. Встроенный вьювер.
Система предоставляет встроенный в систему вьювер, который позволяет выполнять следующие функции:
- Просмотр документа в защищенном режиме (с или без возможности скачивания на локальное рабочее место);
- Поиск по тексту документа с подсветкой результатов поиска (с учетом или без учета морфологии русского языка);
- Создание по тексту документа комментариев для совместной работы;
- Создание по тексту документа личных закладок;
- Просмотр и навигация по ссылкам;
- Одновременный просмотр двух документов;
- Копирование разрешенного объема текста.
Для удобства работы с текстом документа вьювер обладает всеми стандартными функциями PDF-reader-а (изменение масштаба, повороты страниц и т.д).
При скачивании документа на полный текст НД могут наноситься водяные знаки, состав которых настраивается. Например, ФИО пользователя и его подразделение (компания и/или департамент), статус документа, дата скачивания и другие.
При печати документа на печатную копию, кроме водяных знаков, могут наноситься номер копии, который учитывается в базе учтенных копий документов. Печатная копия контролируется и при выходе новой версии распечатанного документа: всем пользователям может быть отправлено уведомление о выходе новой версии и необходимости замены ранее сделанной ими печатной копии.
2. Работа в онлайн редакторе
Возможности по редактированию и форматированию текста документа в онлайн редакторе сравнимы с возможностями MS Office и покрывают основные массово используемые возможности MS Office. При этом онлайн редактор имеет одно глобальное неоспоримое преимущество – возможность сетевой работы одновременно нескольких пользователей с одним текстом, что крайне важно для сетевых распределенных систем, таких как КБНТИ. Его не надо устанавливать на локальном компьютере пользователя, не надо обновлять и обслуживать, он работает как составная часть системы, поддерживается и обновляется вместе с ней.
Онлайн редактор позволяет одновременно нескольким пользователям просматривать документ и вносить в него изменения с сохранением в текущую версию документа или с сохранением в новую версию документа. При этом по каждому изменению можно посмотреть автора изменений и дату внесения изменения. Дополнительно онлайн редактор позволяет оставлять комментарии, сравнивать различные версии документа, печатать документ, экспортировать в другие форматы, и много другое.
Онлайн редактор используется в процессах по созданию и согласованию внутренних нормативных документов, в процессах по внесению изменений во внутренние документы и других процессах, требующих создания документов и внесения изменений в них, а также совместной работы над ними. Например, в рамках согласования документа согласующие могут одновременно оставлять комментарии и вносить изменения в документ в режиме рецензирования в одну и ту же версию документа, что позволяет существенно снизить трудозатраты разработчика на сведение разных версий документа, полученных от каждого из согласующих. При использовании онлайн редактора все работают в одной версии документа, видят правки друг друга, могут обсудить проблемные вопросы в комментариях.
Наряду с размещением полных текстов НД в КБНТИ можно разместить сопутствующие документы, например, руководства и инструкции по применению документа, распоряжение/приказ на введение документа в действие на предприятии, сертификаты на продукцию или качества, чертёж продукции, созданный в конструкторском программном обеспечении и т.д