Данные

Поставка, автоматическое пополнение и актуализация базы зарубежных и международных стандартов в КБНТИ осуществляется НОРМДОКС на регулярной основе. НОРМДОКС, являясь официальным дистрибьютором зарубежных стандартов, гарантирует полноту и легитимность поставляемых НД. Регулярность и гарантия актуальности обеспечиваются прямым доступом к базам разработчиков стандартов и позволяет полностью избавиться от необходимости ручного контроля актуальности внешних стандартов силами сотрудников компании.

Тем не менее, КБНТИ позволяет сотрудникам компании самостоятельно размещать в системе и атрибутировать (создавать библиографическое описание) любые внешние и внутренние нормативные документы в любом количестве. При этом документам можно дать только стандартно заданные атрибуты, но и собственные, заведенные самостоятельно в системе.

Внешние НД поставляются в систему в определенной структуре - как правило, заданной разработчиками поставляемых нормативных документов. Но в зависимости от целей и задач компании вся база НД, как внешних (поставленных НОРМДОКС или заведенных самостоятельно), так и внутренних НД, может быть дополнительно структурирована по различным параметрам. Например, по разработчикам, классификаторам, по предприятиям холдинга - с возможностью отображения одних и тех же документов в различных папках и выборках без их физического дублирования. При этом вновь занесенные в структуру документы будут автоматически распределятся по заданной новой структуре в соответствии с установленными правилами. Таким образом, система КБНТИ может поддерживать различную структуризацию одних и тех же документов, не дублируя их в базе. Например, исходно все НД структурированы по разработчикам НД. Дополнительно можно структурировать нормативные документы по продукции, выпускаемой вашей компанией, по характеристиками материалов, по подразделениям (или филиалам, департаментам, а в случае холдинга — по разным компаниям) и другим параметрам.

КБНТИ позволяет организовать связи между НД: связь внешнего НД с внешним НД поставляется автоматически при наполнении КБНТИ силами НОРМДОКС (и при условии, что связанные документы входят в поставку). Связь внутренних НД с внешними НД (либо между собой) осуществляется при помощи механизма прямой и обратной ссылочности, что позволяет при просмотре документа видеть все связанные с ним документы и быстро переходить к ним. Наличие прямой и обратной ссылочности в документах позволяет организовать процесс автоматического отслеживания изменений внешних НД, связанных с внутренними НД. И, как минимум - немедленное информирование ответственных лиц, а как максимум — формирование процесса проверки и изменения внутреннего НД.

КБНТИ при работе с нормативными документами поддерживает работу с файлами любых форматов. КБНТИ НЕ конвертирует и НЕ модифицирует файлы во внутренний формат, а работает исключительно с форматами, предоставляемыми непосредственно разработчиками стандартов. Внешние НД поставляются в исходном формате (формате, диктуемом разработчиком НД) в соответствии с требованиями разработчиков стандартов, благодаря чему обеспечивается гарантированная достоверность содержимого документов. Внутренние НД могут быть внесены в систему КБНТИ в любом удобном для компании формате (или нескольких форматах).

Наряду с размещением полных текстов НД в КБНТИ можно разместить сопутствующие документы, например, рекомендации и инструкции по использованию документа, распоряжение/приказ на ввод документа в действие на предприятии, сертификаты на продукцию или качества, чертёж продукции, созданный в конструкторском программном обеспечении и т.д.