КБНТИ vs КБНТИ ЛАЙТ

Как организовать многопользовательский быстрый и удобный доступ к корпоративной базе нормативно-технической документации без серьезных денежных и временных затрат, не нарушая права собственников документов?

«Классический» КБНТИ

Классический вариант решения: создать собственную корпоративную базу нормативно-технической информации (КБНТИ). Для создания такой базы вам потребуется:

• Приобрести серверное оборудование и ПО

• Приобрести систему электронного архива или документооборота

• Приобрести необходимые НТД и внести их в систему

• Провести обучение и предоставить сотрудникам компании защищенный доступ к документам

Таким путем уже пошли многие крупные компании и корпорации.

Что должна уметь такая система?

• Предоставлять единый инструмент работы со всеми видами НТД и связанными с ними документами

• Обеспечивать возможность одновременной работы с документами для неограниченного количества сотрудников компании и ее филиалов

• Оповещать пользователей о всех изменениях в базе НТД: новые поступления, изменения статуса, обновления текстов стандартов, истечение срока действия и др.

• Учет и анализ использования документов по предприятиям, включая печать копий документов;

• Обеспечивать поддержку актуальности документов

• Предоставлять возможности работы с документами, такие как сквозные полнотекстовые поиски, срезы и выборки по различным критериям, динамически создаваемые структуры и пр.

• Соответствовать лицензионным политикам разработчиков стандартов — SDO (Standard development organization)

Плюсы такого подхода:

• Уникальность и независимость решения. Система специально настраивается под требования компании и часто становится конкурентным преимуществом перед другими участниками рынка

• Возможность контроля всего процесса работы с НТД на предприятии

Минусы:

• На реализацию проекта корпоративной системы могут быть затрачены существенные деньги

• Ресурсоемкость. Корпоративное решение потребует создания специализированной структуры на предприятии

• Длительность реализации. Создание, внедрение и наполнение корпоративного решения может занять год и более

С развитием информационных технологий в дополнение к классическим подходам появились новые решения, позволяющие хранить ваши документы в «облаке». Это схема получила название SaaS (Software as a Service — Программное обеспечение как услуга), близким по значению является аренда программного обеспечения. Теперь не нужно покупать дорогостоящее серверное оборудование и программное обеспечение и тяжелые документные платформы, достаточно просто иметь доступ в Интернет и подключиться к нужному сервису.

КБНТИ в «облаке» от компании Нормдокс

Вам не нужно покупать дорогостоящее серверное оборудование и программное обеспечение, достаточно просто иметь доступ в Интернет и подключиться к нужному сервису. КБНТИ ЛАЙТ обладает следующими характеристиками:

• Полнота и легитимность документов, хранящихся в системе с гарантией от Нормдокс;

• Все внешние нормативно-технические документы хранятся на выделенных серверах Нормдокс;

• Автоматическая актуализация стандартов силами специалистов Нормдокс.

• Доступ к документам в системе может предоставляться любому пользователю вашего предприятия без предварительной регистрации и авторизации (доступ по IP-адресу), если такой доступ позволяет лицензионная политика разработчика стандарта;

• В случае необходимости предоставления доступа ограниченному кругу сотрудников в соответствии с лицензионной политикой предоставляется дополнительная регистрация и авторизация пользователей;

• Обеспечение полноты, актуальности и легитимности документов, хранящихся в системе;

• Работать с документами можно с любого устройства, имеющего доступ к сети интернет: стационарные компьютеры, ноутбуки, планшеты, смартфоны;

• Пользователи могут получать рассылку уведомлений об изменениях текстов документов, их статусов и новостей от SDO;

• Возможность организации полнотекстового поиска по всем доступным пользователю документам.

Преимущества КБНТИ ЛАЙТ по сравнению с услугами подписок разработчиков стандартов:

• Русскоязычный интерфейс;

• Техническая поддержка, сопровождение;

• Единое информационное пространство для работы со всеми видами НД;

• Сквозные поиски: контекстные и полнотекстовые;

• Удобные возможности работы с полным текстом НД: поиски, закладки, комментарии;

• Предоставление российских финансовых документов (договор, счет, счет-фактура, акт).