КБНТИ позволяет наполнять систему любыми внешними и внутренними НД. Внутренние нормативные документы компании как правило вносятся в систему вручную или автоматически из других систем или каталогов, при наличие таковых, например из старых (в случае замены) или существующих (в случае смены хранения и работы) систем. Ручное внесение производится подокументно, автоматическое - группами путем использования любых имеющихся инструментов конвертации данных или с помощью интеграционных «мостов» с внешними поставщиками. Ручное внесение документов в КБНТИ производится стандартными функциями системы по внесению, описанию и структуризации документов.
Внешние нормативные документы, как правило, вносятся в систему автоматически, но могут вноситься и вручную, например, в случае их небольшого количества и отсутствия целесообразности применения автоматизированных инструментов. На данный момент времени российские нормативные документы поставляются по интеграционному механизму с внутренней системой Российского института стандартизации (РИС) на основе годовой (или более) подписки. Зарубежные нормативные документы поставляются также в автоматическом режиме по интеграционному механизму с системой компании Нормдокс разово (без актуализации и поддержки) или на регулярной основе с обновлением и актуализацией фонда на основании годовой (или более) подписки на указанные зарубежные НД.
Наполнение КБНТИ фондом российских и международных/национальных стандартов производится в соответствии с тремя принципами:
- Легитимно – все поставляемые стандарты должны быть предоставлены официальной уполномоченной организацией. Для российских НД РИС является единственным уполномоченным органом по предоставлению легитимных версий российских и межгосударственных стандартов (В соответствии с ФЗ-162, ПП РФ от 28.06.2016 № 589, Приказами Росстандарта от 03.12.2020 №2001, от 01.07.2016 № 846). Таким образом, это является гарантом легитимности поставляемых стандартов. Для зарубежных НД - Нормдокс является официальным поставщиков, имеющим дистрибьюторские контракты на поставку зарубежных и международных стандартов с правообладателями этих стандартов или уполномоченным органом их распространения.
- Оперативно – частота поставки обновлений стандартов должна варьироваться и подстраиваться под компанию-клиента, чтобы поддерживать с нужной частотой актуальность представленной им базы стандартов. Интеграционные механизмы, позволяют настраивать частоту обновлений базы предоставляемых стандартов от 1 дня, и реже на усмотрение компании-клиента.
- Полно – поставляемая вместе со стандартами информация (метаданные, атрибутивные данные) должны давать исчерпывающую информацию о стандарте. Поставляемые метаданные не ограничены узким набором и имеют весь набор атрибутов, представленных на официальном сайте РИС в базе стандартов или на официальном сайте правообладателя.
Таким образом, по интеграционному механизму передаются:
- Метаданные (атрибуты, описание) стандартов и изменений к ним;
- Полные тексты стандартов и изменений к ним.
Актуализация фонда НД представляет собой механизм обновления нормативного документа, размещенного в КБНТИ или его метаинформации. Актуализация фонда внешних НД производится в автоматическом режиме по тем же интеграционным механизмам, что и наполнение. Актуализация производится на регулярной основе с оговоренной частотой. В результате актуализации меняются атрибуты документа (статус, изменения, ссылочные документы и пр.), поступают тексты изменений к документу, в фонде появляются новые документы. Актуализация фонда внутренних НД производится, как правило, самой компанией-клиентом.
По каждому факту изменений в системе КБНТИ, произошедших в результате актуализации:
- на первой странице в сводке изменений фиксируются полученные изменения;
- всем заинтересованным (или подписанным на изменения) лицам приходят уведомления об изменениях со ссылкой на конкретный документ;
- в случае настроенных процессов - по некоторым событиям запускаются соответствующие процессы (например, пересмотр или внесение изменение во внутренний документ, формирование новых учтенных копий и пр.)